Portal Intranet como Estratégia de RH

I. O PORTAL INTRANET SOBRE A PERSPECTIVA DO RECURSOS HUMANOS

Abaixo, na figura, temos a representação de alguns pontos básicos relativos às áreas de negócios e às competências necessárias relacionadas com cada uma delas. Isso é básico para qualquer tipo e tamanho de empresa, dessa forma, creio que podemos entender melhor quais são as principais competências que uma empresa necessita ter para competir no mercado, quais são as competências e habilidades que os funcionários devem possuir e quais são as necessidades de formação. Isso está relacionado ao RH estratégico: Recrutamento e Seleção, Cargos e Salários, Treinamento e Desenvolvimento, Administração de Pessoal e Benefícios

As principais funções do RH são:

• Recrutamento e seleção
• Integração,
• Avaliação de desempenho e Cargos e Salários;
• Treinamento e Desenvolvimento;
• Administração de Pessoal
• Beneficios e Legislação
• Sistemas de Informação de RH.

Visão geral sobre o processo de gerenciamento de pessoas.

O Ambiente de Tecnologia da Informação de Recursos Humanos é composto por sistemas integrados de computador projetados para fornecer dados e informações utilizados no planejamento de RH e na tomada de decisão. Pode-se melhorar a sua funcionalidade, fazendo a integração desses sistemas com o portal de intranet. Dessa forma, os funcionários poderão acessar todos os aplicativos a partir do portal de intranet. Da mesma forma, com o e-RH na intranet torna-se possível, a partir de um único ponto se comunicar com todos os funcionários, independentemente da localização, seja internamente ou externamente em uma filial em outro país. A intranet pode se tornar uma importante ferramenta estratégica, onde todas as informações sobre a empresa, empregados, benefícios, solicitações de RH ou qualquer outra tarefa importante poderá ser acessada de qualquer lugar. Independentemente do modelo administrativo de RH adotado, seja o modelo centralizado ou distribuído, em ambos os modelos, as principais questões de RH da empresa estarão sempre disponíveis em um único local, fácil e acessível para todos, independentemente do tempo e da distância.

O e-Recrutamento na Intranet pode ser utilizado para:

Recrutamento = atividades ou práticas que definem as características desejadas nos candidatos para trabalhos específicos.

• Recrutamento Interno – Compreende utilizar os recursos disponíveis na própria empresa através de políticas usadas para promover internamente a ocupação de posições disponíveis. É visto como uma valorização dos recursos internos, através de transferência de pessoal,  promoções, transferências com promoções, programas de desenvolvimento de pessoal e plano de carreiras. A intranet pode ser utilizada como meio de divulgar as oportunidades, captar os interessados e aplicar testes:

  * Painel eletrônico de avisos com as vagas previstas
  * Canal de comunicação interno dirigido aos gerentes de unidades que podem acessar a relação contendo os funcionários disponíveis para transferência ou promoção;
   * Acesso ao banco de recursos humanos interno da empresa;
   * Comunidades, Blogs e Forums promovendo encontros com categorias, palestras, etc., informando aos funcionários sobre as características das vagas disponíveis.

•  Recrutamento Externo – recrutamento de pessoas de fora da empresa.

•  e-Form - dispositivo usado para coletar informações sobre a educação do candidato, a experiência de trabalho anterior, e outras características relevantes.

• Transição do RH tradicional para e-RH(RH eletrônico) – Afeta significativamente todas as áreas do gerenciamento de recursos humanos.

II.  PORTAL INTRANET – UMA ABORDAGEM A PARTIR DO MODELO DE PORTER DA CADEIA DE VALOR

Eu gostaria de expor a minha idéia baseada no Modelo de Porter da Cadeia de Valor. Olhe atentamente para este desenho.

1. INFRA-ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO - Atividades relacionadas com a gestão da cadeia de valor e gestão da rede de relacionamentos da organização (planejamento, gestão da qualidade, administração, contabilidade, finanças). O portal intranet pode atuar como elo de ligação entre a empresa e seus fornecedores, sua cadeia de valor, seus clientes e toda sua rede de relacionamentos. Quando você abre sua intranet para fortalecer e melhorar o relacionamento com todos eles, além de fornecer acesso remoto às equipes de vendas e a outros trabalhadores remotos, você tem uma extranet. Numa extranet é perfeitamente possível controlar e gerenciar de maneira segura todos os acessos feitos as informações da empresa, administrando os logins e estabelecendo restrições de acessos. Da mesma forma, quando você usa a intranet para capturar informações externas e do seu macro ambiente/ entorno competitivo você está empregando conceitos de inteligência competitiva. É importante obter externamente informações estratégicas de seus concorrentes, parceiros da cadeia de valor e cadeia de fornecimento, pois você pode reagir melhor às mudanças e ameaças externas, e ainda pode identificar e aproveitar oportunidades. Sua equipe de vendas e marketing irão apreciar essas informações obtidas do ambiente externo, as quais lhe serão importantes para a elaboração de suas estratégias que postas em prática poderão transformar-se em vantagem competitiva. Além disso, relacionando-se com essas entidades externas você está praticando o marketing de relacionamento.

Internamente, o portal intranet irá fornecer ferramentas e recursos para melhorar a produção, colaboração, gerenciamento de conteúdo, comunicação, integração com aplicações legadas, pessoas, processos e áreas departamentais dentro da empresa. Portanto, pense no portal intranet como uma ferramenta de integração (pessoas, aplicações e processos).

2. Gestão de Recursos Humanos: As atividades relacionadas à gestão de recursos humanos são: recrutamento, treinamento, remuneração (cargos e salários), estabelecer as qualificações e motivação dos colaboradores.

Aqui o portal intranet tem um importante papel a desempenhar. Devido a sua grande audiência serve como um importante canal de comunicação agindo como a voz da empresa. Contudo, a intranet não é apenas um canal de comunicação, ela pode ser também um ambiente para estimular a motivação dos colaboradores, modelando a cultura da empresa para uma cultura desejada. Utilizando a Intranet como uma ferramenta estratégica pode-se aplicar técnicas de endomarketing e promover campanhas de brainstorms para melhorar o relacionamento entre a empresa, clientes e funcionários (Estratégia comum de Marketing&RH).

A figura acima representa o melhor dos mundos. Qualquer empresa existe para ser rentável, esta é a missão de qualquer tipo de empresa comercial. A verdade é que os funcionários precisam estar comprometidos com os objetivos e estratégias da empresa. Empregados motivados produzem melhores resultados do que os empregados que estão apenas envolvidos com a empresa. O portal Intranet pode ser utilizado em campanhas de endomarketing para mudar o comportamento dos empregados, modelando a cultura da empresa onde seus funcionários passarão de um comportamento de apenas envolvimento para um comportamento de comprometimento.

*Comportamento de envolvimento: Pouco ou nenhum compromisso com as metas e objetivos da empresa:

*Comportamento de comprometimento: Integrados com as metas e objetivos da empresa

O Marketing de Relacionamento se tornar uma filosofia, quando toda a organização, e não apenas o departamento de marketing, esta orientada para o cliente e para a rentabilidade, reconhecendo que devem encontrar novas maneiras de se comunicar, a fim de estabelecer uma relação com todos os seus públicos como forma de atingir a vantagem competitiva sustentável.

Fazendo uma abordagem breve e superficial sobre o papel da Intranet e sua contribuição em endereçar questões relacionadas com a Gestão de Recursos Humanos e a Gestão do Conhecimento, sem abordar as issues relativas à gestão da informação, é importante entender alguns dos conceitos de capital intelectual. Sobre os componentes do capital intelectual, a fim de que possamos compreender o papel que as pessoas desempenham no quadro geral, precisamos antes visualizar alguns dos seus vários componentes.

2.1 – CAPITAL ESTRUTURAL

Capital Estructural divide-se em duas partes:

a. Capital Cliente - Isso inclui recursos que permitem e / ou estimulam as pessoas de fora da nossa organização a trabalhar conosco e em uma organização comercial a comprar de nós. Estão incluídos os contratos de clientes, relacionamentos, fidelização , satisfação, participação de mercado, imagem da empresa (brand), reputação, marcas, cadeia de fornecimento e canais de distribuição. No setor público nós falaríamos, por exemplo, sobre os níveis de serviço, acessibilidade, reputação.

b. Capital Organizacional (Capital interno). Isso inclui todos os que se relaciona com nossas operações internas e de eficiência. Engloba as estratégias, sistemas, metodologias e processos operacionais. Todo o conhecimento registrado que temos está aqui: patentes, know-how, bancos de dados e tecnologia. Gostaríamos também de colocar aqui a cultura da organização

Capital Humano

a) Trata-se propriamente das pessoas emprestando o seu capital pessoal para a organização, as suas capacidades individuais e comprometimento, os seus conhecimentos e experiências pessoais. Mais do que apenas indivíduos sozinhos, inclui a maneira como eles trabalham juntos e as suas relações dentro e fora da organização.

Quando falamos sobre o produto originado pela mente das pessoas e sua interatividade com os sistemas de tecnologia e trabalho colaborativo, precisamos entender alguns conceitos sobre ECM -Enterprise Content Management ou (GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

As informações geradas por sistemas como ERP, CRM e SCM estão armazenadas em bases de dados e são conhecidas como informações estruturadas. Porém a maioria das informações produzidas dentro da empresa não estão estruturadas (quase 80%). Essas informação estão espalhadas em diferentes meios de armazenamentos, computadores e servidores de arquivo. São informação em arquivos de Excel, Word, fax, CAD / CAN, PDFs, e-mails e vários outros formatos digitais. Esse tipo de informação é de difícil localização, busca, reuso e guarda segura. Para organizá-las podemos empregar alguns dos conceitos do GED, porém é importante frisar que o GED é um conceito amplo, profundo e complexo que pode atender conformidades desde as mais simples às mais complexas como padrões ISO, SOX, FDA e outros.

2.2 – Conceito de GED:

Tecnologias que empregam o conceito de GED podem capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados com os processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de GED permitem o gerenciamento das informações não estruturadas da empresa, independente de sua origem. O GED consiste de seis tecnologias, contudo tratando-se de portal intranet, especificamento do IntelliEnterprise Intranet Portal, vamos falar apenas sobre DM e Workflow.

1- Document Imaging (DI)

2 - Document Management (DM)

3 - Workflow

4 - COLD/ERM

5 - Forms Processing

6 - RIM - Records and Information Management

DM - Digital Document Management. Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com varias revisões. O DM controla o acesso físico aos documentos, permitindo uma maior segurança atribuindo softwares de localização, como a indexação. O foco é o controle de versões de documentos, datas das alterações feitas por seus usuários e da história de vida do documento. As principais aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E nos últimos anos, com a automação de escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os documentos da empresa.

Workflow – Esta tecnologia permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio da empresa. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e aumenta a produtividade com objetividade e segurança. Workflow também atua como um integrador de diversos sistemas e tecnologias: ERP - Enterprise Resource Planning, SCM - Supply Chain Management, CRM - Customer Relationship Management, eBusiness e outros.

Compare os produtos produzidos pela Capital Intelectual e as funcionalidades encontradas na nossa solução para Portal Intranet como Gerenciamento de Documentos (DM), ferramentas de colaboração, Workflow e os blogs como uma forma de gerenciar melhor a informação, surgimento e gerenciamento do conhecimento, e fazer uso apropriado do conceito do wisdom of crowds (sabedoria das multidões).

Quero aqui, sem adentrar toda a complexidade do assunto, para apenas abordar de forma geral e falar genericamente que: uma empresa é formada por pessoas e por aquilo que elas criam (capital estrutural) emprestando o seu conhecimento. Portanto, uma questão importante é o que eu posso fazer para ajudá-los a realizarem o seu trabalho da melhor maneira possível e que tipo de ferramentas eu posso fornecer para que isso aconteça. Portanto, é preciso que sejam abordadas e endereçadas algumas questões sobre a Intranet como ferramenta estratégica:

Possíveis questões como:

a. Como a Intranet influencia a cultura interna da minha empresa?
b. Como eu posso usar a Intranet para criar um ambiente propício ao surgimento do conhecimento?
c. Qual é o papel que a minha Intranet pode desempenhar na gestão do conhecimento?
d. Qual a relação existente entre a intranet, colaboração e conhecimento?
e. Como gerenciar e distinguir entre conhecimento tácito e explícito?
f. Como a Intranet pode conduzir discussões estratégicas com as diversas áreas da empresa?
g. Como Intranet pode promover o "compartilhamento estratégico do conhecimento", em parceria com a área comercial e de Marketing?
h. Como posso gerenciar os ativos de capital intelectual e controlar o seu acesso?
i. Como a intranet pode ajudar minha empresa a melhorar seu relacionamento com a cadeia de valor e de suprimentos?

3. Desenvolvimento de Tecnologia: Investimento aplicado em tecnologia que contribui para a melhoria de produtos / serviços ou processos;


A principal questão aqui e saber como integrar o portal intranet com os sistemas legados da empresa, melhorando produtividade e o desempenho. Promover uma forma melhor de coletar ou criar, gerenciar, armazenar, recuperar, distribuir e preservar a informação. Podemos tratar e entender um portal Intranet como sendo um conjunto de peças integradas entre si, mas que ao mesmo tempo são independentes e que formam um todo unitário para algum propósito e para executar uma determinada função.

4. Compras / Contratações: Atividades relacionadas com a compra de matérias-primas e outros insumos.

Você pode estabelecer fluxos de processos personalizados para as atividades de aquisição integrando-os com as informações de estoque. Por exemplo, você pode publicar na extranet quais são as suas necessidades de compras ou contratação de serviços para que os seus fornecedores possam atendê-las.

Para integrar os outros elementos presentes no Modelo de Análise da Cadeia de Valor, podemos usar soluções de e-business /e-commerce como B2B, B2C, e-Procurement, e soluções de EDI, integrando-os com os processos e aplicações internas através do portal intranet.

Algumas importantes questões sobre a Intranet são:

1. O que uma intranet pode oferecer para tornar a nossa organização mais bem-sucedida?
2. Quais habilidades e competências precisamos ter para fazer uma intranet bem sucedida?
3. Como a intranet se enquadra dentro de outros planos que temos para a tecnologia da informação?
4.A quem pertence a intranet?
5. Como saberemos se estamos fazendo a coisa certa?

5. O que é um Portal Intranet ?

As Intranets são elementos chaves e essenciais para que ocorra a troca, compartilhamento e criação de informação e conhecimento pelas pessoas dentro do ambiente corporativo. São parte de um ecossistema complexo formado por plataformas de tecnologia da informação e ferramentas de produtividade (processadores de texto, aplicações de software de apresentação, conferência, etc), sites de internet, extranets, aplicações e várias outras formas de informação organizacional. Permitem uma variedade de atividades, incluindo, mas não se limitando à comunicação interativa e gerenciamento de presença, colaboração, e-learning, gerenciamento de projetos, marketing inteligente e muito mais. Intranet, em termos de atender os requisitos de negócios e no contexto de alinhamento com os processos de negócios é uma ferramenta estratégica. Deve haver um claro entendimento dessas necessidades, a fim de obter sucesso na implementação de uma intranet que realmente faça sentido à organização, claramente alinhadas aos objetivos do negócio e que atenda os requisitos dos usuários. Intranets reunem tanto informações estáticos como dinâmicas. A Intranet como elemento facilitador de uma empresa conectada reuni pessoas, equipes, unidades, e toda a organização em um grande espaço virtual. Elas refletem uma natureza de características multidisciplinar, multicultural, transfronteiriço do trabalho a ser realizado dentro da empresa. A natureza globalizada de todos os setores do atual ambiente de trabalho tornam-se cada vez mais complexos, exigindo uma profunda compreensão da cultura e da capacidade de suprir as demandas locais. Cultura, porém, não é mais exclusiva à geografia, língua ou origem étnica. Cultura pode variar de uma subseção para outra na organização, a língua varia entre as disciplinas, por vezes, produzindo situações em que a mesma palavra pode ter significados muito diferentes. Isso cria a necessidade de compreender como o trabalho é feito a partir da perspectiva do usuário.

Lembre-se que para ser eficaz a tecnológia da informação primeiramente tem que ser estratégia para em seguida ser solução tecnológica. Este documento visa fornecer uma visão geral de como a intranet pode ajudar a moldar o negócio da empresa.

Comparação entre tecnologias:

 RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES

Minha recomendação é que se alinhe o portal de intranet com as necessidades do seu negócio para que a solução tecnológica a ser implementada ou adquirida torne-se realmente numa ferramenta estratégica. A abordagem correta para o portal é começar pequeno e gradualmente prosseguir expandindo a solução e implementação para as outras áreas de negócio. As cinco principais áreas da empresa são: produção, marketing e vendas, finanças, logística, recursos humanos, e podemos ter ainda TI e P&D, porquanto são áreas complementares entre si. De acordo com sua própria estratégia e visão sobre as necessidades e oportunidades de negócios, podemos expandir a solução para atender, da melhor forma, a estratégia da empresa. Para alcançar o sucesso na implementação de um portal intranet é muito importante estabelecer um Comitê de Governança extremamente consciente de que será responsável por tratar todas as questões, problemas e mudanças relacionadas com o desenvolvimento e manutenção da intranet. Eu recomendo fortemente que se identifique no projeto de empreendimento de uma intranet quem são os sponsors e stakeholders que vão afetar e ser afetados pela intranet para se criar um comitê. Lembre-se que ninguém tem a onisciência total sobre tudo e que uma intranet abrange diversas áreas de negócio e competências, assim a comissão deverá abordar e entender no todo e em parte, todos estes aspectos.

Fácil de Degustar

Pasmem, mas é a verdade. Sobre a língua inglesa, estudos indicam que a alfabetização de adultos esta em baixos níveis, e mostram que a leitura online é mais difícil do que a leitura offline, e com um público cada vez mais global na web, nunca houve antes uma necessidade tão grande de se adotar um estilo de escrita simples. Resultados do International Adult Literacy Survey (IALS) as avaliações indicaram que apenas metade da população adulta E.U. (16-65 anos de idade) atingiram o nível 3, o nível de proficiência de alfabetização identificado como o padrão mínimo para o sucesso no atual mercado de trabalho (National Institute for Literacy). O Canada compartilha de uma situação semelhante, de acordo com a ABC Fundação Canadense de Alfabetização (ABC Canada Literacy Foundation): "Vinte e dois por cento dos canadenses adultos têm sérios problemas de lidar com qualquer tipo de material impresso. E outros vinte e quatro por cento dos canadenses só conseguem lidar com tarefas simples de leitura "(ABC Fundação Canadense de Alfabetização; destaques do relatório IALS original podem ser encontrados em www.statcan.ca/english/freepub/89F0093XIE/highle.pdf).

Linguagem simples, muitas vezes chamada de linguagem clara ou transparente, é tanto um conceito quanto um movimento que tem silenciosamente ganhado terreno nos últimos 10 anos. Não há nenhuma técnica para definir uma linguagem simples. Pelo contrário, a linguagem simples é definida pelos resultados, é fácil de ler, entender e de usar. (www.plainlanguage.gov). Outro site para a linguagem simples (Association International – www.plainlanguagenetwork.org) contem definições, exemplos, contatos, e uma lista de iniciativas relevantes e conferências através de uma variedade de indústrias. Lembre-se disso quando for publicar conteúdo online!

‘Mais palavras não fazem você parecer mais inteligente, ao contrário, impõem barreiras. Textos com escrita complexa são entendidos por poucas pessoas e, nestes dias de curtos períodos de atenção , muitas vezes são rejeitados. Ao invés de enfrentar a difícil tarefa de leitura de textos complicados, as pessoas optam por sair. Quando se trata de sua intranet, o objetivo da escrita é para comunicar uma mensagem.’(Kennedy e Dysart, 2007).